Eigene Phasen
Benennen, sortieren, färben und jeder Phase eine Wahrscheinlichkeit geben. „Besichtigung, Angebot, Auftrag“ statt Fachbegriffe.
Funktionen von Klarkunde
Jede Funktion mit Bildschirmfoto und Erklärung. Alles, was hier steht, ist heute im Programm, außer es ist ausdrücklich als „in Arbeit“ markiert.
Übersicht: was heute zählt
Nach der Anmeldung sehen Sie offene Aufgaben, fällige Rückrufe, den Stand der Pipeline und was zuletzt passiert ist. Überfälliges steht rot oben.
Verkaufs-Pipeline
Jede Anfrage ist eine Karte mit Wert, Firma, Ansprechpartner, Priorität und nächstem Termin. Ziehen Sie die Karte von Phase zu Phase, das CRM rechnet Summen und Wahrscheinlichkeiten mit.
Mehrere Pipelines
Neukunden, Bestandskunden, Wartungsverträge, Projekte: je Projekt beliebig viele Pipelines mit eigenen Phasen.
Gewonnen und verloren
Abschlüsse mit Datum und Verlustgrund. Daraus entstehen Abschlussquote und Auswertung.
Detailansicht
Wert, Priorität, Abschlussdatum, Zuständigkeit, Kontakt, Firma, alle Aktivitäten und Dokumente chronologisch.
Kontakte und Firmen
Personen gehören zu Firmen, Deals zu Personen, Aufgaben zu Deals. Alles verknüpft, alles durchsuchbar mit Strg+K.
Import aus Excel und CSV
Datei hochladen, Spalten zuordnen, Duplikate werden erkannt. Schritt für Schritt im Ratgeber.
Notizen und Historie
Anrufe, E-Mails, Notizen, Dokumente am Kontakt. Der Vertreter weiß, was zuletzt besprochen wurde.
Herkunft
Website, Postfach, Buchungsseite oder von Hand: Das CRM merkt sich, woher ein Kontakt kam.
Projekte
Mehrere Standorte oder Bereiche? Jedes Projekt hat eigene Kontakte, Pipelines und Freigaben.
Aufgaben, Anrufe, Termine, Notizen
Fünf Arten von Aktivitäten, alle mit Fälligkeit, Zuständigkeit und Zuordnung zu Deal, Kontakt oder Firma.
Protokoll nach dem Termin
Termin erledigen, Ergebnis eintragen, nächste Aufgabe anlegen, Deal in die nächste Phase. Ein Dialog, vier Klicks.
Vertretung
Fällige Aufgaben einer Person mit zwei Klicks umverteilen, wenn jemand krank ist.
Erinnerungen
E-Mail-Erinnerung vor fälligen Aufgaben und Terminen, wenn ein Versand eingerichtet ist.
Teamkalender und Kalender-Anbindung
Alle Termine, Anrufe und fälligen Aufgaben des Teams in einer Wochenansicht. Belegte Zeiten aus dem privaten oder Firmenkalender werden grau eingeblendet.
Google, Microsoft 365, Apple, CalDAV, ICS
Google und Microsoft per Klick, Apple mit App-Passwort, CalDAV für Nextcloud, Strato, Synology, ICS-Abo für alles andere. Anleitung.
Arbeitszeiten und Abwesenheiten
Je Wochentag mit Pausen, Urlaub und Krankheit als Abwesenheit. Wirkt auf Buchungsseite, Kalender und Konfliktwarnung.
Konfliktprüfung
Beim Anlegen warnt das CRM bei Überschneidungen, auch mit Terminen aus dem verbundenen Kalender.
Online-Terminbuchung
Die öffentliche Buchungsseite ist Teil des Kalenders. Eigene Seite dazu.
Dokumente aus Vorlagen
Administratoren gestalten Vorlagen per Baukasten: Überschrift, Text, Logo, Tabelle, zwei Spalten, Button, Unterschrift, Seitenumbruch. Platzhalter wie Kundenname, Firmenname, Dealwert oder Datum werden beim Erzeugen gefüllt.
Kundenansicht prüfen
Vor dem Versand sehen Sie genau das, was der Empfänger sieht. Fehlende Werte sind gelb markiert.
Versand
E-Mail mit Begleittext, PDF im Anhang, Link zur Online-Ansicht. Antworten gehen an den Absender. Versand wird als Aktivität protokolliert.
Nachfass-Aufgabe
Die Vorlage legt automatisch eine Aufgabe „in drei Tagen nachfassen“ für den Absender an.
Freigabe
Nur freigegebene Vorlagen sind für Mitarbeiter sichtbar. Entwürfe bleiben intern.
Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Lager
In der Stufe Business wird Klarkunde zur kleinen Warenwirtschaft. Pro Projekt zuschaltbar, wer es nicht braucht, sieht es nicht.
Artikelstamm
Nummer, Bezeichnung, Preis, Einheit, Steuersatz, Bestand. Lagerbewegungen beim Verkauf, Warnung bei niedrigem Bestand.
Belegkette
Angebot in Auftrag umwandeln, daraus die Rechnung, bei Bedarf Gutschrift. Positionen, Rabatte, Summen und Steuer rechnet das CRM.
Nummernkreise und Firmenprofil
Fortlaufende Nummern je Belegart, Logo, Anschrift, Bankdaten, Steuernummer.
E-Rechnung
Für XRechnung und ZUGFeRD arbeitet Klarkunde mit der E-Rechnungs-Bridge zusammen.
Anfragen automatisch erfassen
Die teuerste Anfrage ist die, die im Posteingang versinkt. Klarkunde holt Anfragen aus allen Kanälen und macht Kontakte mit Aufgabe daraus.
Kontaktformular
Das Formular Ihrer Website sendet per API-Schlüssel direkt ins CRM: Kontakt, optional Deal, Aufgabe „Rückruf“.
E-Mail-Postfach
Postfach per IMAP verbinden, alle zwei Minuten werden neue Mails zu Kontakten mit Notiz. Betreff-Filter möglich.
Buchungsseite
Jede Online-Buchung ist ein Kontakt mit Termin, bevor der Termin stattfindet.
API und Webhooks
Kontakte anlegen, Buchungen weiterreichen, Daten exportieren. Details.
Auswertung
Neue, gewonnene und verlorene Deals je Woche oder Monat, Trichter nach Phasen, Verlustgründe, Prognose. Für Administratoren und Projekt-Eigentümer.
Benutzer, Rollen, Rechte, Protokoll
Drei Ebenen: Rolle im System (Administrator oder Benutzer), Paket je Benutzer (Kalender, CRM, Business), Rolle je Projekt (Eigentümer, Bearbeiter, Nur Lesen).
Konto wechseln
Administratoren sehen das CRM mit einem Klick so wie ein Mitarbeiter. Jeder Wechsel wird protokolliert und ist sichtbar.
Passwort vergessen
Link an die hinterlegte E-Mail, 60 Minuten gültig, einmalig. Niemand kann Passwörter lesen, auch der Anbieter nicht.
Support-Zugriff sichtbar
Muss der Anbieter in Ihre Instanz schauen, erscheint eine rote Leiste. Jeder Zugriff wird protokolliert. Mehr zur Sicherheit.
API und Webhooks
Jedes Projekt hat API-Schlüssel mit Präfix zur Wiedererkennung. Über POST /api/inbound/contacts legen Website-Formulare oder andere Programme Kontakte an, optional mit Deal und Aufgabe. Buchungen und andere Ereignisse lassen sich per Webhook an Ihre Systeme weiterreichen. Kontakte, Firmen und Deals sind exportierbar. Für Verbindungen zu Shop, Buchhaltung oder Newsletter baut Fix it IT-Service die Anbindung auf Wunsch.
In Arbeit: Automatisierung und Workflows (Regeln wie „wenn Deal in Phase X, dann Aufgabe Y“). Geplant: SSO und Audit-Log-Export für Enterprise.
Selbst ausprobieren
Testzugang mit Beispieldaten, ohne Karte. Sie sehen alles hier Gezeigte live.
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