Google Kalender, Microsoft 365, Apple oder CalDAV mit dem CRM verbinden
Warum ein verbundener Kalender Doppelbuchungen verhindert und wie die Verbindung mit Google Kalender, Microsoft 365 und Outlook, Apple iCloud, CalDAV (Nextcloud, Strato, Synology) und ICS-Abo in Klarkunde funktioniert.
Was die Verbindung tut
- Belegte Zeiten lesen: Alle zehn Minuten liest Klarkunde, wann Sie laut Ihrem Kalender beschäftigt sind. Diese Zeiten erscheinen grau im Teamkalender, werden bei der Konfliktprüfung berücksichtigt und auf der Buchungsseite nicht angeboten. Inhalte Ihrer Termine werden nicht angezeigt, nur „belegt“.
- CRM-Termine schreiben: Termine aus dem CRM, auch Buchungen von Kunden, werden in Ihren Kalender eingetragen. Genau eine Verbindung pro Nutzer ist dafür markiert.
Google Kalender
Einstellungen → Mein Kalender → Google Kalender → Verbinden. Sie melden sich bei Google an und erlauben den Zugriff auf den Kalender. Voraussetzung: Ihr Administrator hat die Google-Anbindung einmal für die Instanz eingerichtet (Einstellungen → Kalender-Anbindungen einrichten; die Schritte stehen direkt im CRM). Bei Anbietern wie Klarkunde im verwalteten Betrieb ist das bereits erledigt.
Microsoft 365 und Outlook
Derselbe Weg: Mein Kalender → Microsoft 365 / Outlook → Verbinden, Anmeldung bei Microsoft, Zugriff erlauben. Funktioniert mit Geschäftskonten (Microsoft 365) und persönlichen Konten (Outlook.com).
Apple iCloud
Apple erlaubt keine Anmeldung per Klick für Drittprogramme. Stattdessen erzeugen Sie unter account.apple.com ein app-spezifisches Passwort und tragen Apple-ID und dieses Passwort im CRM ein. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und lässt sich bei Apple jederzeit widerrufen.
CalDAV: Nextcloud, Strato, Hetzner, Synology, IONOS
Viele deutsche Hoster und Eigenbetriebe nutzen CalDAV. Sie brauchen die Server-Adresse (steht in der Kalender-Einstellung Ihres Anbieters), Benutzername und Passwort. Das CRM findet die Kalender selbst und bietet sie zur Auswahl an.
ICS-Abo
Wenn nichts davon passt: Jeder Kalender kann eine ICS-Adresse veröffentlichen. Damit liest das CRM belegte Zeiten, kann aber nichts zurückschreiben. Umgekehrt hat jeder CRM-Nutzer eine ICS-Adresse seines CRM-Kalenders, die er in jedem Kalenderprogramm und auf dem Handy abonnieren kann.
Was, wenn ich mehrere Kalender habe?
Verbinden Sie alle, deren Termine als „belegt“ gelten sollen, etwa privat und geschäftlich. Genau einer davon bekommt die CRM-Termine geschrieben, das markieren Sie mit einem Klick.
Datenschutz
Zugangsdaten und Token werden AES-256-verschlüsselt gespeichert und beim Trennen der Verbindung gelöscht. Bei Google und Microsoft kann eine Übermittlung in die USA stattfinden; beide Anbieter sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Verbindung ist freiwillig und jederzeit trennbar. Mehr auf der Seite Sicherheit und Datenschutz.
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