Ihre Daten. Ihre Instanz. Nachvollziehbar geschützt.

Eine Instanz pro Kunde statt einer Datenbank für alle

Fast alle Online-CRMs speichern alle Kunden in einer gemeinsamen Datenbank und trennen sie nur per Software-Regel („zeige nur Zeilen mit Kunden-ID 4711“). Ein einziger vergessener Filter im Programmcode macht dann fremde Daten sichtbar. Solche Fehler passieren auch großen Anbietern.

Klarkunde geht den anderen Weg. Jeder Kunde bekommt einen eigenen Dienst mit eigener Datenbank-Datei unter eigener Adresse, zum Beispiel ihre-firma.klarkunde.de. Es gibt keine Abfrage, die über mehrere Kunden gehen könnte, weil die Daten anderer Kunden für Ihre Instanz schlicht nicht existieren. Sperren, Sichern, Umziehen, Exportieren oder Löschen betrifft immer genau eine Instanz.

Infrastruktur

• Betrieb auf Servern der netcup GmbH (Karlsruhe) in einem Rechenzentrum in der EU. Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter besteht.
• Verschlüsselte Verbindungen (HTTPS mit HSTS) für Anwendung, Buchungsseiten und Dokumentlinks.
• Tägliche Sicherungen, verschlüsselt abgelegt. Beim Entfernen einer Instanz wird vorher eine verschlüsselte Sicherung erstellt.
• Automatische Sicherheitsupdates des Servers, Firewall, Sperre von IP-Adressen nach wiederholten Fehlversuchen.
• Jede Instanz läuft in einem eigenen Container ohne Zugriff auf andere Instanzen.

Konten und Zugriffe

• Passwörter werden ausschließlich als scrypt-Hash gespeichert. Niemand kann sie lesen, auch der Anbieter nicht.
• Passwort vergessen: Link an die hinterlegte E-Mail-Adresse, 60 Minuten gültig, einmalig. Nach dem Zurücksetzen sind alle Sitzungen des Kontos beendet.
• Nach 20 fehlgeschlagenen Anmeldungen von einer Adresse in 15 Minuten ist die Anmeldung vorübergehend gesperrt. Fehlversuche werden mit Zeit und Adresse protokolliert.
• Rollen: Administrator und Benutzer; je Projekt Eigentümer, Bearbeiter oder Nur Lesen; Paket je Benutzer.
• „Konto wechseln“ durch Administratoren ist sichtbar und wird mit Zeitpunkt protokolliert.

Support-Zugriff des Anbieters

Wenn Sie Hilfe brauchen und der Anbieter in Ihre Instanz schauen muss, passiert das nicht heimlich. Der Zugriff erfolgt über einen einmaligen Link, der zwei Minuten gültig ist. In der Instanz erscheint dann eine rote Leiste „Support-Zugriff durch …“, die jeder Nutzer sieht. Die Sitzung endet nach spätestens acht Stunden. Jeder Zugriff wird in Ihrer Instanz protokolliert und ist für Administratoren einsehbar. Passwörter kann der Support weder sehen noch setzen. Er kann lediglich einen Reset-Link an die hinterlegte E-Mail auslösen oder die E-Mail-Adresse eines Kontos ändern, und auch das wird protokolliert.

Verbundene Dienste

• Zugangsdaten für Kalender (Google, Microsoft, Apple, CalDAV) und E-Mail-Postfächer werden AES-256-verschlüsselt gespeichert. Der Schlüssel liegt in der Instanz, nicht in der Datenbank.
• Verbindungen lassen sich jederzeit in den Einstellungen trennen, die Zugangsdaten werden dann gelöscht.
• Bei Google und Microsoft kann eine Übermittlung in die USA stattfinden; beide sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Verbindung ist freiwillig.

Kein Tracking

Klarkunde setzt genau ein Cookie: das Sitzungscookie nach der Anmeldung (HttpOnly, 30 Tage). Buchungsseiten und Dokumentlinks setzen keine Cookies und laden nichts von Dritten. Es gibt keine Analyse-Dienste, keine Werbung und keine Weitergabe von Daten. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht nötig, auch nicht, wenn Sie die Buchungsseite in Ihre Website einbetten.

Ihre Daten gehören Ihnen

• Export von Kontakten, Firmen und Deals jederzeit, Dokumente als PDF.
• Bei Kündigung erhalten Sie eine vollständige Sicherung Ihrer Instanz.
• Löschung auf Wunsch vollständig, inklusive Sicherungen nach deren Ablauf.
• Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO auf Anfrage. Datenschutzerklärung und Impressum sind in jeder Instanz verlinkt.

Rechtsberatung ersetzt diese Seite nicht. Für Ihre eigene Datenschutzerklärung und die Einordnung Ihrer Verarbeitungen wenden Sie sich an Ihren Datenschutzbeauftragten oder Berater. Mehr im Ratgeber CRM und DSGVO.