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Automatisierungen: Wenn … dann … ohne Code

Ereignis wählen, Aktionen zusammenklicken, mit einem echten Deal ausprobieren, einschalten. Willkommensmail, Nachfassen, Aufgaben, Phasenwechsel, Team-Benachrichtigung.

Regel anlegen

1. Automatisierungen → Automatisierung. Wählen Sie „Wenn … dann …“ oder eines der fertigen Beispiele.
2. Wenn: ein Ereignis. Bei „Kundenformular beantwortet“ und „Deal erreicht Phase“ können Sie auf ein bestimmtes Formular oder eine Phase eingrenzen.
3. Dann: Aktionen hinzufügen und per Pfeile ordnen.
4. Probelauf: einen echten Deal wählen und „Ausprobieren“. Sie sehen die fertige Mail mit Namen und Link, was als Aufgabe entstünde und wer benachrichtigt würde. Nichts wird gesendet.
5. Speichern, dann in der Liste „aktiv“ anhaken. Neue Regeln sind zunächst pausiert.

Ereignisse

• Neue Anfrage: ein neuer Kontakt kommt von außen (Postfach, Webhook, Kontaktformular, Terminbuchung, Konfigurator).
• Kontakt von Hand angelegt: jemand im Team legt einen Kontakt an. Import aus Excel löst nicht aus.
• Angebot gesendet: ein Angebot ging per E-Mail raus, sofort oder geplant.
• Angebot online angenommen: der Kunde klickt im Angebotslink auf Annehmen.
• Kundenformular beantwortet: optional nur ein bestimmtes Formular.
• Deal erreicht Phase: optional nur eine bestimmte Phase.
• Termin gebucht: über die Buchungsseite.

Aktionen

• E-Mail aus Vorlage an den Kunden: sofort oder nach 1 bis 30 Tagen. Platzhalter und Formular-Links werden gefüllt, die Mail steht im Verlauf.
• Aufgabe anlegen: Titel mit {{kontakt.name}}, zuständig ist der Verantwortliche des Deals, der Auslöser oder eine bestimmte Person, fällig sofort bis in zwei Wochen, optional erst nach X Tagen angelegt.
• Deal in Phase verschieben.
• Team benachrichtigen: kurze E-Mail an die Firmen-Adresse oder den Verantwortlichen, mit Link in den Deal.

Verzögerte Aktionen

„Nach 5 Tagen“ bedeutet: am fünften Tag um 9 Uhr. Bis dahin liegt die Aktion in einer Warteschlange, sichtbar in der Liste als „verzögerte Aktion wartet“. Sie fällt aus, wenn der Deal inzwischen gewonnen oder verloren ist (abschaltbar) oder wenn das Angebot nicht mehr „gesendet“ ist, weil der Kunde angenommen oder abgelehnt hat.

Fertige Beispiele

• Angebot angenommen → Kunde informieren: E-Mail aus Vorlage (zum Beispiel mit Formular-Link) und Aufgabe „kontaktieren“.
• Neue Anfrage → Willkommensmail: sofort die Willkommensmail, dazu Aufgabe „Anrufen“ für morgen.
• Angebot nachfassen: fünf Tage nach dem Versand eine Aufgabe, falls nicht angenommen.
• Formular beantwortet → Team informieren.

Protokoll

„Protokoll“ an jeder Regel zeigt jede Ausführung mit Zeitpunkt, Deal, Kontakt und Ergebnis, auch Fehler wie „Kontakt hat keine E-Mail-Adresse“. Die Liste zeigt Zähler und letzte Ausführung.

Anfrage → Angebot

Die zweite Art von Automatisierung erzeugt aus Konfigurator-Anfragen Angebotsentwürfe mit Artikeln. Sie braucht die Warenwirtschaft und ist unter Anfrage → Angebot beschrieben.

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