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E-Mail-Versand und Zustellbarkeit einrichten

Eigenes Postfach als Absender, Testmail, DKIM-Signatur mit einem Klick und die Prüfung von SPF, DKIM und DMARC, damit Angebote und Willkommensmails nicht im Spam landen.

Wozu

Alles, was das CRM an Kunden schickt, kommt von Ihrer Adresse: Willkommensmails, Angebote, Terminbestätigungen, Formular-Links. Dafür braucht das CRM den Zugang zu Ihrem Postfach für den Versand (SMTP). Empfangen läuft getrennt darüber, siehe Postfach im CRM.

Schritt 1: Postfach eintragen

1. Einstellungen → E-Mail-Versand öffnen.
2. SMTP-Server, Port (meist 465 oder 587), Benutzername und Passwort eintragen. Die Werte stehen bei Ihrem Anbieter unter „E-Mail-Programm einrichten“; für gängige Anbieter (IONOS, Strato, udag, Microsoft 365, Google Workspace) gibt es Vorschläge.
3. Absendername und Absenderadresse eintragen, zum Beispiel „Bergmann Solar“ und info@ihrefirma.de.
4. „Verbindung prüfen“ und danach „Testmail senden“ an sich selbst.

Schritt 2: Zustellbarkeit prüfen

Im Abschnitt „Zustellbarkeit“ prüft das CRM die drei Einträge, die Empfänger wie Gmail und Outlook erwarten:

• SPF sagt, welche Server für Ihre Domain senden dürfen. Meist schon vorhanden, wenn Sie Ihr Postfach beim Anbieter nutzen.
• DKIM signiert jede Mail, damit der Empfänger weiß, dass sie unverändert von Ihnen kommt. Das CRM erzeugt den Schlüssel mit einem Klick und zeigt den fertigen DNS-Eintrag.
• DMARC legt fest, was Empfänger mit Mails ohne gültiges SPF und DKIM tun sollen.

Schritt 3: DKIM einschalten

1. Auf „DKIM-Schlüssel erzeugen“ klicken. Das CRM zeigt einen DNS-Eintrag vom Typ TXT mit einem Namen wie crm._domainkey.ihrefirma.de und einem langen Wert, der mit v=DKIM1 beginnt.
2. Den Eintrag bei Ihrem Domain-Anbieter anlegen, oder die Anzeige per „Kopieren“ an die Person schicken, die Ihre Domain betreut. Der private Schlüssel bleibt im CRM und wird nie angezeigt.
3. Nach einigen Minuten bis Stunden auf „Prüfen“ klicken. Steht bei DKIM ein grüner Haken, signiert das CRM ab sofort alle Mails.

Ohne DKIM landen Mails aus Programmen häufig im Spam, auch wenn SPF passt. Der Eintrag dauert fünf Minuten und wirkt dauerhaft.

Was in jeder Mail steckt

Jede Mail wird als Text und als HTML verschickt, mit Ihrer Signatur aus dem Firmenprofil. Antworten des Kunden gehen an Ihr Kommunikations-Postfach und landen automatisch im Verlauf des richtigen Deals, wenn das Postfach im CRM verbunden ist.

Häufige Fragen

• Testmail kommt nicht an? Spam-Ordner prüfen, dann „Zustellbarkeit prüfen“. Meist fehlt DKIM.
• Passwort vergessen Mails? Die kommen vom Betreiber, solange kein eigener Versand eingerichtet ist, danach von Ihrem Postfach.
• Zwei Adressen? Versand über eine Adresse, Empfang über beliebig viele Postfächer.

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