Hilfe · Erste Schritte

Erste Schritte: in einer Stunde startklar

Anmelden, Firmenprofil ausfüllen, Kollegen einladen, Kontakte importieren, E-Mail-Versand einrichten. Danach arbeitet das Team im CRM statt in Excel und Outlook.

1. Anmelden und Projekt prüfen

Sie erhalten Ihre Adresse nach dem Muster ihrefirma.klarkunde.de und ein Startpasswort. Nach der Anmeldung sehen Sie die Übersicht. Oben links steht das Projekt. Ein Projekt ist ein abgeschlossener Bereich mit eigenen Kontakten, Pipelines und Rechten. Die meisten Betriebe brauchen genau eines; mehrere Standorte oder Geschäftsbereiche bekommen je ein Projekt (ab Stufe Business).

2. Firmenprofil ausfüllen

Unter Einstellungen → Firmenprofil tragen Sie Name, Adresse, E-Mail, Telefon und Website ein, dazu die Links zu Ihrem Impressum und Ihrer Datenschutzerklärung. Diese Angaben stehen unten auf allen Seiten, die Ihre Kunden sehen: Angebotslink, Terminbuchung, Kundenformulare. Logo und Markenfarbe kommen im Reiter „Design“ dazu.

3. E-Mail-Versand einrichten

Damit Mails aus dem CRM von Ihrer eigenen Adresse kommen, hinterlegen Sie unter Einstellungen → E-Mail-Versand Ihr Postfach (SMTP-Server, Benutzername, Passwort) und senden eine Testmail. Die Schritte im Detail stehen unter E-Mail-Versand und Zustellbarkeit, inklusive DKIM, damit nichts im Spam landet.

4. Pipeline anpassen

Unter Einstellungen → Pipelines benennen Sie die Phasen so, wie Ihr Betrieb spricht: „Anfrage, Besichtigung, Angebot, Auftrag“ statt Fachbegriffe. Jede Phase bekommt eine Farbe und eine Wahrscheinlichkeit, daraus rechnet das CRM die Prognose. Mehr unter Pipeline und Deals.

5. Kollegen einladen

Unter Einstellungen → Benutzer legen Sie Kollegen mit E-Mail-Adresse an. Jeder bekommt ein Paket (Kalender, CRM oder CRM mit Warenwirtschaft) und je Projekt eine Rolle: Eigentümer, Bearbeiter oder Nur Lesen. Details unter Benutzer, Rollen und Rechte.

6. Kontakte importieren

Unter Kontakte → Importieren laden Sie eine Excel- oder CSV-Datei hoch, ordnen die Spalten zu und lassen Duplikate erkennen. Anleitung mit Beispieldatei: Kontakte aus Excel importieren.

7. Anfragen automatisch hereinholen

Verbinden Sie Ihr Kontaktformular per Webhook oder Ihr Anfragen-Postfach per IMAP. Ab dann wird jede Anfrage ein Kontakt mit Deal und Aufgabe, ohne Abtippen. Wie das geht: Anfragen automatisch erfassen.

8. Kalender verbinden

Jeder Mitarbeiter verbindet unter Einstellungen → Mein Kalender seinen Google-, Microsoft-, Apple- oder CalDAV-Kalender. Belegte Zeiten erscheinen im Teamkalender, Termine aus dem CRM landen im Handy. Anleitung je Anbieter.

Was danach kommt

• E-Mail-Vorlagen für Willkommensmail und Nachfassen.
• Kundenformulare, damit Kunden Angaben selbst ausfüllen.
• Automatisierungen, damit das CRM Routinen übernimmt (ab Stufe Team).
• Angebote und Rechnungen im Firmendesign (ab Stufe Business).

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