Hilfe und Anleitungen
Jede Funktion Schritt für Schritt erklärt, so wie sie heute im Programm ist. Wo eine Stufe nötig ist, steht es dabei. Neu hier? Beginnen Sie mit den ersten Schritten.
Erste Schritte
Erste Schritte: in einer Stunde startklarAnmelden, Firmenprofil ausfüllen, Kollegen einladen, Kontakte importieren, E-Mail-Versand einrichten. Danach arbeitet das Team im CRM statt in Excel und Outlook.E-Mail-Versand und Zustellbarkeit einrichtenEigenes Postfach als Absender, Testmail, DKIM-Signatur mit einem Klick und die Prüfung von SPF, DKIM und DMARC, damit Angebote und Willkommensmails nicht im Spam landen.
Täglich arbeiten
Pipeline und Deals: Karten, Phasen, Neu-MarkierungWie die Pipeline liest, was neu ist, was die Farben und Sterne bedeuten und wie die Deal-Ansicht mit ihren vier Reitern aufgebaut ist.Verlauf und Protokoll: Anrufe dokumentieren, Wiedervorlage planenWie Sie in drei Schritten festhalten, was passiert ist, den nächsten Schritt mit Datum und Uhrzeit planen und Aufgaben für sich oder Kollegen anlegen.Arbeitsliste: Bilanz des Tages und alles, was offen liegt, je MitarbeiterEinschalten, Arbeitstage und Fristen festlegen, morgens öffnen. Rückrufe, unbeantwortete Anfragen, fällige Aufgaben und Deals ohne nächsten Schritt stehen nach Dringlichkeit da. Der Chef sieht dieselbe Liste für jede Person.ab Stufe TeamVertretung bei Krankheit: Termine verteilenEin Mitarbeiter fällt aus. Der Chef markiert ihn als abwesend, wählt Kollegen, und das CRM verteilt die Termine als Kopien an die, die zur jeweiligen Uhrzeit frei sind.ab Stufe TeamKontakte und Firmen: Angaben des Kunden, Herkunft, ImportWie Kontakte, Firmen und Deals zusammenhängen, wo die Angaben aus Anfragen und Formularen landen und wie Sie Bestandsdaten importieren.Telefonie einrichten: Anrufen per Klick und Anrufprotokoll mit sipgatesipgate-Zugang eintragen, Mitarbeiter und Geräte zuordnen, anrufen aus dem Deal. Jeder Anruf landet mit Dauer und Ergebnis im Verlauf, die Auswertung zeigt Anrufe je Mitarbeiter.ab Stufe TeamPostfach verbinden und im CRM lesenZwei Arten von Postfächern, wie Mails automatisch zu Kontakten und Verlauf werden, und wie Sie das ganze Postfach im CRM durchsehen, ohne dass etwas verschoben wird.Kalender, Kalender-Anbindung und TerminbuchungTeamkalender, belegte Zeiten aus dem Handy-Kalender, mehrere iCloud- oder CalDAV-Kalender, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und die öffentliche Buchungsseite.
Anfragen und Kunden
Anfragen automatisch erfassen: Formular, Postfach, BuchungsseiteVier Wege, auf denen Anfragen ohne Abtippen zu Kontakt, Deal und Aufgabe werden, und was danach automatisch passieren kann.E-Mail-Vorlagen mit PlatzhalternWillkommensmail, Rückfrage, Nachfassen: einmal schreiben, mit einem Klick einsetzen. Platzhalter füllen Anrede, Firma, Deal und persönliche Formular-Links.Kundenformulare: Angaben vom Kunden per LinkFragebogen anlegen, per E-Mail-Vorlage versenden, Antworten im Verlauf, unter Angaben des Kunden und als Aufgabe erhalten. Ohne Code, im Design Ihrer Firma.Automatisierungen: Wenn … dann … ohne CodeEreignis wählen, Aktionen zusammenklicken, mit einem echten Deal ausprobieren, einschalten. Willkommensmail, Nachfassen, Aufgaben, Phasenwechsel, Team-Benachrichtigung.ab Stufe TeamDokumentvorlagen: Schreiben per BaukastenBestätigungen, Informationen, Anschreiben als Vorlage mit Bausteinen, Platzhaltern, Freigabe, Kundenansicht, PDF-Versand und Nachfass-Aufgabe.
Angebote und Rechnungen
Angebot erstellen, senden, annehmen lassen, in Rechnung wandelnWarenwirtschaft einschalten, Artikel anlegen, Angebot aus Positionen bauen, Vorschau prüfen, sofort oder später senden, Online-Annahme, Auftrag und Rechnung, Lieferung buchen.ab Stufe BusinessFirmenprofil: Design, Texte und Rechtslinks für BelegeFirmendaten, Nummernkreise, Logo und Markenfarbe, Einleitung und Schlusstext, Annehmen-Box, Live-Vorschau. Und welche Angaben auf allen Kundenseiten stehen.ab Stufe BusinessAnfrage → Angebot: Konfigurator-Anfragen automatisch zu AngebotsentwürfenWie das CRM aus dem Text einer Konfigurator- oder Formular-Anfrage einen Angebotsentwurf mit den richtigen Artikeln baut, wie die Zuordnung lernt und wie Sie das Format ohne Code einstellen.ab Stufe BusinessOnline-Zahlung einrichten: Zahlungslink am Deal und Bezahl-Button auf der Rechnung mit MollieMollie-Schlüssel eintragen, testen, live schalten. Kunden zahlen per Link oder direkt auf der Rechnung mit Karte, PayPal, Klarna oder Überweisung. Der Zahlungseingang steht automatisch im Verlauf.ab Stufe Team
Makler-Modul und Online-Unterschrift
Objekte anlegen: Grundstück, Haus, Wohnung mit Bildern, Kunde und DealWie Sie ein Objekt anlegen, den Eigentümer verknüpfen oder gleich mit anlegen, Bilder sortieren und das Objekt aus einem Deal heraus erzeugen.ab Stufe CRM, ZusatzmodulPortale verbinden und veröffentlichen: Kleinanzeigen, Immowelt, ImmobilienScout24Zugänge eintragen, Verbindung testen, Objekt einstellen, ändern und offline nehmen. Was der Status bedeutet und was mit bestehenden Inseraten ist.ab Stufe CRM, ZusatzmodulOnline-Unterschrift: Dokumente vom Kunden rechtssicher unterschreiben lassenPDF oder Dokument aus einer Vorlage senden, der Kunde unterschreibt am Handy. Bestätigungen wie Widerrufsbelehrung, mehrere Unterzeichner, Signaturprotokoll, rechtliche Einordnung.ab Stufe CRM, Zusatzmodul
KI und Schnittstellen
KI-Assistent einrichten: KI-Aufgaben im Deal mit Ihrem eigenen KI-KontoEigenes Konto bei Anthropic oder OpenAI hinterlegen, Datenschutz bestätigen, Aufgaben festlegen. Die KI fasst Unterlagen zusammen, entwirft Antworten oder legt ein Objekt aus Screenshots an. Ergebnisse sind Entwürfe, ein Mensch prüft.MCP-Zugang: das CRM aus Codex, Claude Code und anderen KI-Werkzeugen bedienenZugriffstoken anlegen, Werkzeug verbinden, los. Die KI sucht Kontakte, legt Deals und Aufgaben an und schreibt Notizen, immer mit den Rechten des Mitarbeiters, dem das Token gehört.ab Stufe CRM
Auswertung, Rechte, Sicherheit
Auswertung: Phasen nach Datum, Tendenzen, VerlustgründeFür Chef und Projekt-Eigentümer: neue, gewonnene und verlorene Deals je Woche oder Monat, Trichter nach Phasen, Prognose, Export.ab Stufe TeamBenutzer, Rollen, Rechte und Konto wechselnDrei Ebenen: Rolle im System, Paket je Benutzer, Rolle je Projekt. Dazu: sehen, wer das CRM benutzt, und als Administrator in jedes Konto wechseln.API und Webhooks: Kontakte von außen anlegenAPI-Schlüssel je Projekt, der Endpunkt für Website-Formulare mit allen Feldnamen, was mit unbekannten Feldern passiert und wie Buchungen weitergereicht werden.Sicherheit, Support-Zugriff, Passwort, DatenWas der Anbieter sehen kann und was nicht, wie Support-Zugriffe sichtbar werden, Passwort zurücksetzen, Links an Kunden, Export und Löschung.
Etwas fehlt?
Schreiben Sie kurz, was Sie vorhatten und wo es hakte. Die Antwort kommt von der Person, die Klarkunde entwickelt, oft mit einer Verbesserung in der nächsten Version.
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