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KI-Assistent einrichten: KI-Aufgaben im Deal mit Ihrem eigenen KI-Konto

Eigenes Konto bei Anthropic oder OpenAI hinterlegen, Datenschutz bestätigen, Aufgaben festlegen. Die KI fasst Unterlagen zusammen, entwirft Antworten oder legt ein Objekt aus Screenshots an. Ergebnisse sind Entwürfe, ein Mensch prüft.

Was Sie brauchen

• Das Zusatzmodul KI-Assistent, freigeschaltet für Ihre Instanz. Unter Einstellungen → Funktionen steht es als Karte; ist es noch gesperrt, schreiben Sie uns kurz.
• Ein eigenes Konto bei Anthropic (Claude) oder OpenAI mit API-Schlüssel. Die KI-Kosten rechnet der Anbieter direkt mit Ihrer Firma ab; Klarkunde rechnet mit und stoppt beim Monatsbudget, das Sie festlegen.
• Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA) mit dem Anbieter, einen Satz in Ihrer Datenschutzerklärung und ein informiertes Team. Dafür gibt es im CRM einen Mustertext.

Einrichten

1. Einstellungen → KI-Assistent (nur Projekt-Eigentümer): Anbieter wählen, API-Schlüssel einfügen, bei OpenAI Modellname und Preise eintragen. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
2. Monatsbudget festlegen (Standard 50 US-Dollar). Ist es erreicht, laufen bis zum Monatswechsel keine KI-Aufgaben mehr.
3. Datenschutz bestätigen: AVV mit dem Anbieter geschlossen, Datenschutzerklärung und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzt, Team informiert. Erst nach dieser Bestätigung lässt sich der Assistent einschalten; Zeitpunkt und Person werden gespeichert.
4. Wahlweise Kontaktdaten schwärzen (Telefon, E-Mail, Adresse gehen dann nicht an die KI) und festlegen, nach wie vielen Tagen KI-Ergebnisse im Protokoll geleert werden (Standard 90, die Kosten bleiben stehen).

KI-Aufgaben festlegen

Was die KI tut, bestimmen Sie je Aufgabe. Jede Aufgabe hat einen Namen, eine Art, Ihren Prompt, die Datenquellen (Notizen, Kontaktdaten, Bilder, Screenshots, Höchstzahl Bilder), die Pipelines, in denen der Knopf erscheint, und auf Wunsch eine Phase, in die der Deal nach Erfolg wandert.

• Freie Aufgabe → Notiz: Die KI bekommt die gewählten Daten und Ihren Prompt, das Ergebnis steht als Notiz im Verlauf. Beispiele: Unterlagen zusammenfassen, Antwortentwurf an den Kunden, Vollständigkeit prüfen, Angaben in eine Tabelle bringen.
• Objekt aus Deal anlegen (mit Makler-Modul): Die KI liest Chat-Screenshots, Bilder und Notizen, legt das Objekt als Entwurf an, schneidet Bildschirmfotos zu, hält Chats und Zustimmungen intern und schreibt „Fehlt noch“ als Notiz in den Deal. Auf Wunsch veröffentlicht sie direkt an gewählte Portale, wenn nichts fehlt.
• Im Fenster „Neuer Kontakt“ anbieten: Dann gibt es dort einen zweiten Knopf „Anlegen und …“. Kontakt, Deal und Dateien entstehen sofort, die KI arbeitet im Hintergrund.

Im Deal benutzen

Oben im Deal steht der Knopf KI mit Ihren Aufgaben. Das Ergebnisfenster zeigt Zustimmung, Einschränkungen, „Fehlt noch“ und die Kosten des Laufs. Klappt etwas nicht (Adresse fehlt, Zustimmung fehlt), bleibt der Deal stehen und der Verantwortliche bekommt eine Aufgabe. Jeder Lauf steht mit Kosten im Protokoll unter Einstellungen → KI-Assistent → Verbrauch.

Grundsätze

• Ergebnisse sind immer Entwürfe oder Notizen mit KI-Hinweis. Veröffentlicht oder verschickt wird nichts ohne Menschen.
• Datensparsamkeit: Die KI sieht nur die Quellen, die in der Aufgabe gewählt sind.
• Die Anbieter nutzen API-Daten nicht zum Training ihrer Modelle.

Mustertext für Ihre Datenschutzerklärung

Vom Kunden anzupassen, keine Rechtsberatung: „Zur Aufbereitung von Objekt- und Anfragedaten setzen wir KI-Dienste von Anthropic PBC (USA) bzw. OpenAI (USA) als Auftragsverarbeiter ein. Dabei können Kontaktdaten, Nachrichten und Bilder übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Die Anbieter verwenden die Daten nicht zum Training ihrer Modelle. Ergebnisse werden von unseren Mitarbeitern geprüft.“

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