Hilfe · Anfragen und Kunden

Anfragen automatisch erfassen: Formular, Postfach, Buchungsseite

Vier Wege, auf denen Anfragen ohne Abtippen zu Kontakt, Deal und Aufgabe werden, und was danach automatisch passieren kann.

Weg 1: Kontaktformular per Webhook

1. Einstellungen → API-Schlüssel → Schlüssel anlegen. Wählen Sie, ob ein Deal und eine Aufgabe „Rückruf“ entstehen sollen und in welcher Pipeline.
2. Ihr Website-Formular sendet die Felder an POST /api/inbound/contacts mit dem Schlüssel im Kopf Authorization: Bearer …. Feldnamen dürfen deutsch oder englisch sein (Vorname, Name, E-Mail, Telefon, Firma, Nachricht), das CRM ordnet sie zu. Alle anderen Felder landen als „Angaben des Kunden“ am Kontakt.
3. Bei WordPress, Webflow oder Jimdo hilft eine Weiterleitung per Formular-Plugin oder ein Dienst wie Make; auf Wunsch richtet Fix it IT-Service das ein.

Weg 2: Anfragen-Postfach

Ihr Formular schickt ohnehin eine Mail? Dann verbinden Sie das Postfach als Anfragen-Postfach mit Betreff-Filter. Das CRM liest die Felder aus dem Text. Anleitung: Postfach verbinden.

Weg 3: Buchungsseite

Jede Online-Buchung ist ein Kontakt mit Termin, optional mit Deal. Nichts einzurichten, außer der Buchungsseite selbst.

Weg 4: Von Hand oder aus dem Postfach

„Neu“ oben rechts legt Kontakt oder Deal an. Im Postfach macht „Als Anfrage anlegen“ aus jeder Mail einen Kontakt.

Was das CRM bei jeder Anfrage tut

• Kontakt anlegen oder bei bekannter E-Mail ergänzen.
• Deal in der ersten Phase der gewählten Pipeline, falls der Kontakt noch keinen offenen hat.
• Nachricht als Eintrag im Verlauf, Aufgabe „Nachfassen“ für morgen 10 Uhr.
• Karte in der Pipeline mit grünem Rahmen „Neue Anfrage“.
• Bei Konfigurations-Text und aktivierter Automatisierung: Angebotsentwurf mit den passenden Artikeln (Anfrage → Angebot, Stufe Business).

Und danach: Willkommensmail automatisch

Mit einer Automatisierung „Neue Anfrage → Willkommensmail“ bekommt jeder neue Kontakt sofort eine E-Mail aus Vorlage, etwa mit Link zum Konfigurator oder zu einem Kundenformular, und der Verantwortliche eine Aufgabe „Anrufen“. Wie das geht: Automatisierungen (Stufe Team). Ohne Automatisierung wählen Sie die Vorlage beim Schreiben der Mail von Hand.

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