Postfach verbinden und im CRM lesen
Zwei Arten von Postfächern, wie Mails automatisch zu Kontakten und Verlauf werden, und wie Sie das ganze Postfach im CRM durchsehen, ohne dass etwas verschoben wird.
Zwei Arten von Postfächern
- Anfragen-Postfach: Hier landen die Mails Ihres Kontaktformulars oder Konfigurators. Das CRM liest sie alle zwei Minuten, erkennt die Felder (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht) und legt Kontakt, Deal und Nachfass-Aufgabe an. Ein Betreff-Filter grenzt ein, welche Mails zählen.
- Kommunikations-Postfach: Ihr normales Firmenpostfach. Antworten von Kunden werden dem Kontakt und seinem Deal als „E-Mail Eingang“ zugeordnet, optional mit Aufgabe „Antworten“. Unbekannte Absender werden je nach Einstellung ignoriert oder als Kontakt angelegt. Newsletter und automatische Mails werden erkannt und übersprungen.
Beide Arten können dasselbe Konto verwenden. Das CRM verhindert dann, dass eine Formular-Mail doppelt verarbeitet wird.
Postfach einrichten
- Einstellungen → E-Mail-Postfächer → Postfach hinzufügen.
- Name, IMAP-Server, Port (meist 993), Benutzername und Passwort eintragen. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert.
- Art wählen: Anfragen oder Kommunikation. Bei Anfragen: Betreff-Filter (mehrere Begriffe mit Komma), Deal anlegen ja/nein, Aufgabe ja/nein, Pipeline.
- „Verbindung prüfen“, dann speichern. Ab jetzt liest das CRM neue Mails; alte Mails lassen sich einmalig mit „Alle abrufen“ nachholen.
Weitergeleitete Anfragen
Leitet ein Kollege eine Kundenanfrage an das Postfach weiter, erkennt das CRM den Weiterleitungskopf und die Formularfelder im Text und legt den Kunden an, nicht den Kollegen. Enthält die Mail eine Konfiguration, entsteht bei aktivierter Automatisierung gleich ein Angebotsentwurf.
Postfach im CRM lesen
Der Menüpunkt Postfach zeigt Ihr Konto live: links die Ordner mit Ungelesen-Zähler, in der Mitte die Mails mit Suche über Betreff, Absender und Text, rechts die geöffnete Mail mit Anhängen. Zu jeder Mail steht, ob der Absender als Kontakt bekannt ist und ob sie schon im Verlauf liegt.
- Als Anfrage anlegen: Kontakt, Deal und Nachfass-Aufgabe aus dieser Mail.
- In den Verlauf übernehmen oder Anderem Kontakt zuordnen, falls die automatische Zuordnung nicht passt.
- Antworten öffnet den Composer mit Bezug. Markieren setzt das Sternchen.
Das CRM verschiebt und löscht nichts. Beim Öffnen wird die Mail als gelesen markiert, wie in jedem Mailprogramm. HTML-Mails laufen in einer Sandbox, externe Bilder werden erst auf Klick geladen.
Nicht gefunden, was Sie suchen? Schreiben Sie an info@fixit-it-service.de, Antwort von der Person, die Klarkunde entwickelt.