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Online-Unterschrift: Dokumente vom Kunden rechtssicher unterschreiben lassen

PDF oder Dokument aus einer Vorlage senden, der Kunde unterschreibt am Handy. Bestätigungen wie Widerrufsbelehrung, mehrere Unterzeichner, Signaturprotokoll, rechtliche Einordnung.

Ein Dokument zur Unterschrift senden

1. Deal öffnen, Reiter Dokumente & Dateien → Online-Unterschrift → Zur Unterschrift senden.
2. Dokument: ein PDF hochladen (bis 12 MB) oder ein Dokument wählen, das Sie aus einer Dokumentvorlage erzeugt haben. Kundendaten sind dort schon eingesetzt. Das Dokument wird in diesem Moment als PDF eingefroren.
3. Wer unterschreibt: der Kontakt des Deals ist vorbelegt. Weitere Personen, etwa Ehepartner oder Miteigentümer, fügen Sie mit Name und E-Mail hinzu. Jede Person bekommt einen eigenen Link.
4. Bestätigungen: „gelesen und einverstanden“ ist immer dabei. Wählbar: Widerrufsbelehrung erhalten, sofortiger Beginn vor Ablauf der Widerrufsfrist, Datenschutzhinweise, Verfügungsberechtigung, dazu ein eigener Satz.
5. Identität per Code bestätigen (empfohlen): der Unterzeichner bekommt einen sechsstelligen Code an seine E-Mail-Adresse und gibt ihn vor dem Unterschreiben ein. Das erhöht die Beweiskraft.
6. Jetzt senden. Erinnerungen nach 3 und 7 Tagen gehen auf Wunsch von selbst raus. Der Link gilt 30 Tage.

So unterschreibt der Kunde

Der Kunde öffnet den Link aus der E-Mail am Handy, Tablet oder Computer, liest das Dokument, bestätigt den Code, setzt die Häkchen und unterschreibt. Wer nicht unterschreiben will, lehnt mit einem Klick ab und kann einen Grund nennen. Sie werden in beiden Fällen sofort per E-Mail informiert.

Das Ergebnis

• Haben alle unterschrieben, entsteht das unterschriebene PDF: Ihr Original unverändert, auf jeder Seite der Hinweis auf den Vorgang, am Ende das Signaturprotokoll mit den Unterschriften, Namen, Zeitpunkten, IP-Adressen, den gesetzten Bestätigungen und der Prüfsumme des Originals.
• Alle Unterzeichner und Sie bekommen das PDF per E-Mail. Im CRM liegt es am Deal.
• Die Karte in der Pipeline bekommt den grünen Rahmen „Dokument unterschrieben“, im Verlauf stehen Versand und Abschluss.
• Unterschriebene Vorgänge lassen sich nicht löschen. Offene Vorgänge können Sie zurückziehen, der Link ist dann ungültig.

Status und Nachfassen

Am Deal sehen Sie je Person: noch nicht geöffnet, geöffnet, unterschrieben oder abgelehnt. Die Glocke erinnert sofort, „Link“ kopiert den persönlichen Link, etwa für WhatsApp. Ein Klick auf den Vorgang zeigt das vollständige Protokoll.

Automatisch weiter

Der Auslöser „Dokument online unterschrieben“ in den Automatisierungen schiebt den Deal in die nächste Phase, legt Aufgaben an oder schickt dem Kunden die nächsten Schritte.

Rechtliche Einordnung

Die Online-Unterschrift ist eine elektronische Signatur nach der eIDAS-Verordnung: ohne Code eine einfache, mit Code eine fortgeschrittene. Sie eignet sich für alles, wofür das Gesetz keine besondere Form oder nur Textform verlangt, zum Beispiel Maklervertrag, Vermarktungsauftrag, Provisionsvereinbarung, Auftragsbestätigungen, Einwilligungen. Sie ist keine qualifizierte elektronische Signatur und ersetzt nicht die gesetzliche Schriftform. Verträge, die beurkundet werden müssen, etwa der Kaufvertrag über ein Grundstück, gehören zum Notar.

Schließen Verbraucher einen Vertrag online, haben sie in der Regel ein 14-tägiges Widerrufsrecht. Nehmen Sie die Widerrufsbelehrung in das Dokument auf und lassen Sie den Erhalt und den sofortigen Beginn bestätigen. Für den Inhalt Ihrer Verträge ist Ihre Rechtsberatung zuständig, dieser Artikel ersetzt sie nicht.

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