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Verlauf und Protokoll: Anrufe dokumentieren, Wiedervorlage planen

Wie Sie in drei Schritten festhalten, was passiert ist, den nächsten Schritt mit Datum und Uhrzeit planen und Aufgaben für sich oder Kollegen anlegen.

Zwei Arten, etwas einzutragen

• Protokollieren: Sie halten fest, was gerade passiert ist. Der Eintrag ist sofort erledigt und steht im Verlauf. Beispiel: Anruf, nicht erreicht. Optional planen Sie im selben Zug den nächsten Schritt.
• Planen: Sie legen etwas für später an: Aufgabe, Anruf, Termin oder E-Mail. Der Eintrag ist offen, hat Datum, Uhrzeit und Zuständigen und erscheint unter „Nächste Schritte“, auf der Aufgaben-Seite und im Kalender.

Der Schalter oben in der Schnell-Erfassung merkt sich Ihre Wahl. Beide Wege führen in nummerierten Schritten durch die Eingabe, nichts muss gesucht werden.

Anruf protokollieren, so geht es

1. Deal oder Kontakt öffnen, Reiter Verlauf.
2. Schritt 1, Was war es: Anruf, E-Mail, Termin oder Notiz.
3. Schritt 2, Ergebnis: Erreicht, Nicht erreicht oder Mailbox. Bei Termin: Stattgefunden oder Ausgefallen. Optional in einer Zeile notieren, was besprochen wurde.
4. Schritt 3, Nächster Schritt: Ohne Termin, Heute, Morgen, In 3 Tagen, In 1 Woche oder „Datum wählen“. Bei „Nicht erreicht“ und „Mailbox“ ist „Morgen“ vorausgewählt. Darunter wählen Sie die Art (Anruf, E-Mail, Termin, Aufgabe), wer den Schritt übernimmt, und geben bei Bedarf einen eigenen Titel ein.
5. Auf „Protokollieren + nächsten Schritt anlegen“ klicken.

Uhrzeit wählen oder dem CRM überlassen

Die Tages-Knöpfe (Heute, Morgen, In 3 Tagen, In 1 Woche) legen den nächsten Schritt auf die nächste freie Zeit im Kalender der zuständigen Person: innerhalb der Arbeitszeit, ohne Überschneidung mit CRM-Terminen, verbundenem Kalender und Abwesenheiten, bevorzugt 10 Uhr. Die Zeile darunter zeigt den gefundenen Zeitpunkt.

Möchten Sie eine feste Uhrzeit, tippen Sie auf einen der Uhrzeit-Knöpfe (09:00, 10:00, 11:00, 14:00, 16:00) oder tragen Sie eine Zeit in das Zeitfeld ein; das Datum ändern Sie im Datumsfeld oder über „Datum wählen“. Das CRM prüft sofort und zeigt „Frei im Kalender“, eine Überschneidung mit dem betroffenen Termin, „Außerhalb der Arbeitszeit“ oder „Abwesend“. Anrufe belegen 15 Minuten, Termine 30, Aufgaben nur den Zeitpunkt.

Aufgabe, Anruf oder Termin planen

1. Oben auf „Planen“ wechseln.
2. Schritt 1, Was ist zu tun: Aufgabe, Anruf, Termin oder E-Mail wählen und einen Titel eingeben, etwa „Angebot nachfassen“.
3. Schritt 2, Wann: Ohne Termin, Heute, Morgen, In 3 Tagen, In 1 Woche oder Datum wählen, dazu die Uhrzeit per Knopf oder Zeitfeld. Der Frei/Belegt-Hinweis erscheint direkt darunter.
4. Schritt 3, Wer: „Ich“ ist vorgewählt, ein Klick gibt die Aufgabe einer Kollegin oder einem Kollegen. Dieser Schritt erscheint nur, wenn das Projekt mehrere Mitglieder hat.
5. Auf „Planen“ klicken. Anrufe und Termine stehen damit im Teamkalender und im verbundenen Kalender der zuständigen Person.

Für Ort, Dauer, Beschreibung oder eine Zuordnung zu einem anderen Deal nutzen Sie „Mit allen Details“.

Aufgaben kommen nur von Ihnen. Auch mit angebundener Telefonanlage und Gesprächszusammenfassung legt das CRM keine To-dos aus dem Gesprächsinhalt an. Die Zusammenfassung steht am Anruf im Verlauf, den nächsten Schritt entscheidet der Mitarbeiter über „Protokollieren“ oder „Planen“. Einzige Ausnahme ist der verpasste Anruf eines bekannten Kunden: dafür entsteht eine Aufgabe „Rückruf“, damit kein Anrufer vergessen wird.

Die Zeitleiste lesen

• Einträge sind nach Tagen gruppiert, neueste zuerst, mit Uhrzeit.
• Symbole: E-Mail Eingang und Ausgang, Anruf, Termin, Aufgabe, Notiz, Anfrage (eingegangene Formular- oder Konfigurator-Texte), Automatisch (grau, ohne Rahmen: Angebotsentwurf erstellt, Kontaktangaben ergänzt, Versand geplant, online angenommen).
• Lange Texte sind auf drei Zeilen gekürzt, „Alles anzeigen“ klappt auf.
• Filter-Chips schalten auf E-Mails, Anrufe und Termine, Notizen und Anfragen oder Automatisch um.
• Beim Überfahren eines Eintrags erscheinen Antworten (bei Mails), Bearbeiten, Löschen und bei erledigten Aufgaben „Wieder öffnen“.

E-Mail aus dem Verlauf

„E-Mail schreiben“ öffnet den Composer mit der Adresse des Kontakts. Sie wählen eine Vorlage oder schreiben frei, hängen bei Bedarf ein Angebot als PDF an. Antworten des Kunden landen im Verlauf, wenn das Postfach verbunden ist. Bei einer eingegangenen Mail nutzen Sie „Antworten“, dann bleibt der Bezug erhalten.

Aufgabe mit Fälligkeit und Details

Für Termine mit Ort, Dauer, Beschreibung oder Deal-Zuordnung klicken Sie „Mit allen Details“. Termine landen im Teamkalender und im verbundenen Kalender des Zuständigen. Beim Anlegen warnt das CRM bei Überschneidungen.

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