Vertretung bei Krankheit: Termine verteilen
Ein Mitarbeiter fällt aus. Der Chef markiert ihn als abwesend, wählt Kollegen, und das CRM verteilt die Termine als Kopien an die, die zur jeweiligen Uhrzeit frei sind.
So geht es
- Aufgaben → Vertretung öffnen.
- Die abwesende Person wählen.
- Kollegen anklicken, die heute da sind. Mehrere sind möglich.
- Zeitraum: heute, nächste 7 Tage oder frei wählen.
- Optional einen Hinweis eintragen, zum Beispiel „Krank bis Freitag, bei Fragen Maria anrufen“.
- „Verteilen“ klicken.
Was das CRM dabei tut
- Für jeden Termin und jede fällige Aufgabe im Zeitraum prüft es, welcher der gewählten Kollegen zu dieser Uhrzeit frei ist: Arbeitszeiten, Abwesenheiten, CRM-Termine und belegte Zeiten aus dem verbundenen Kalender zählen.
- Es verteilt gleichmäßig und legt bei jedem Kollegen eine Kopie an, mit Vermerk „Vertretung für …“ und Ihrem Hinweis.
- Die Originale bleiben bei der abwesenden Person, mit Vermerk „Vertretung: Name · offen“. Erledigt die Vertretung ihre Kopie, wird das Original mit erledigt und umgekehrt.
- Findet sich für einen Termin niemand Freies, bleibt er offen und wird im Ergebnis genannt.
Wenn die Person zurückkommt
Sie sieht in ihrer Aufgabenliste und im Verlauf jedes Deals, welche Termine die Vertretung übernommen und was sie protokolliert hat. Nichts ist gelöscht, nichts muss zurückgebucht werden.
Abwesenheit eintragen
Unabhängig von der Vertretung tragen Sie Krankheit und Urlaub unter Kalender → Abwesenheit ein. Dann bietet die Buchungsseite keine Termine an, der Teamkalender zeigt die Abwesenheit, und die Vertretungsprüfung übergeht die Person automatisch.
Nicht gefunden, was Sie suchen? Schreiben Sie an info@fixit-it-service.de, Antwort von der Person, die Klarkunde entwickelt.